موضوع : مطالعه سیستم موجود و امکان سنجی
توضیح : این فایل به صورت ورد و آماده چاپ می باشد
اهداف و موضوعات مورد بحث
در اين فصل مراحل و چگونگى انجام فاز يكم از چرخه حيات توسعه سيستم مطرح شده و مورد بحث قرار مىگيرد. محورهاى اصلى اين فصل عبارتند از :
درك سيستم موجود
بدست آوردن ديد كلى از سيستم موجود و اجزاء و چگونگى انجام عمليات.
پى بردن به مشكل
يافتن مشكلاتى كه در سيستم موجود وجود دارد و بررسى ريشههاى آن، و ارائه راه حلى كلان براى رفع اين مشكلات.
بررسى امكان پذيرى
كنترل اينكه آيا راهحل ارائه شده، از ابعاد مختلف، عملى است يا خير.
نكات قابل توجه براى يادگيرى
پس از مطالعه دقيق و كامل اين فصل، براى درك بهتر قسمتهاى 11-6 و 12-6 (برنامهريزى و برآورد هزينه و زمان مطالعه و طراحى سيستم جديد)، فصل هفتم (مطالعه و طراحى سيستم جديد) كاملاً و با دقت مطالعه شود و سپس اين دو قسمت (11-6 و 12-6) مجدداً مرور و مورد مطالعه قرار گيرد زيرا درك بهتر اين دو بخش نياز به داشتن اطلاع كامل از چگونگى انجام مطالعه و طراحى سيستم دارد.
1-6 - مطالعه سيستم موجود چيست؟
براى آنكه تحليلگر، اصلاحاتى را در يك سازمان انجام دهد، اولين چيزى كه بايد بداند آنست كه سيستم موجود در سازمان چگونه عمل مىكند و چه مشكلاتى در آن وجود دارد. اين كار طى فاز مطالعه سيستم موجود و امكان سنجى انجام مىشود. در اين فاز تحليلگر اطلاعاتى پيرامون سيستم موجود كسب كرده و امكان پذير بودن تغييرات را بررسى مىكند (شكل 1-6). اين مطالعه شامل موارد زير است :
بررسى سيستم موجود سازمان و مستند كردن آن.
تعيين نقاط ضعف و مشكلات سيستم موجود.
تعيين راهحلهاى كلان (وارد جزئيات راه حل نمىشود) براى رفع مشكلات.
بررسى ميزان كارائى راهحلها و تعيين ارزش سيستم جديد.
تعيين ميزان هزينه و زمان مطالعه و طراحى سيستم جديد (فاز بعدى).
تعيين دقيق اهداف و نقطهاى كه بايد به آن برسيم (در انتهاى مطالعه و فاز بعدى) و اثبات امكان پذير بودن اهداف.
تعيين مشكلاتى كه در مطالعه وجود خواهد داشت و اعلام آن به سازمان، براى تصميم مناسب. نظير اصطكاك با كاركنان، بازآموزى و ...
تعيين شرايط و سيستم كامپيوترى و انتخاب سختافزار و محيط مناسب آن، و انتخاب سيستم عامل نرمافزار و نيز تعيين خط مشى و مشخصات سيستم كامپيوترى مورد نياز.
بررسى روشهاى مختلف انجام طرح و ابعاد آن شامل شرايط محيطى، عوامل انسانى و....
در انتهاى اين فاز، تحليلگر گزارشى از وضعيت سيستم موجود و مشكلات آن را تنظيم و به مديريت ارائه مىكند. مديريت احتمالاً نقطه نظرات جديدى را مطرح و يا نواقصى را در گزارش به تحليلگر گوشزد كرده و تحليلگر اين موارد را در گزارش اصلاح مىكند. اين روند اصلاح ممكن است چند بار تكرار شود (شكل 2-6). پس از آن، زمانى كه هيچ نقطه ابهام و اشكالى در گزارش وجود نداشته باشد، مديريت گزارش مطالعه سيستم موجود را تاييد كرده و دستور آغاز به كار فاز مطالعه و طراحى سيستم جديد را صادر مىكند. چنين فراروندى براى فاز مطالعه و طراحى سيستم جديد نيز تكرار مىشود، تا مديريت تاييد و دستور پيادهسازى را بدهد.
2-6 - چرا بايد مطالعه انجام شود؟
همانطور كه مشاهده مىشود، مطالعه سيستم موجود شامل چندين فعاليت متفاوت است، كه هر يك زمانگير و نياز به صرف وقت و تلاش كافى است. با توجه به اينكه در انتهاى اين مرحله چيز جديدى به سيستم موجود اضافه نخواهد شد و تنها يك بررسى است، به عبارت ديگر محصول جديد و ملموسى ندارد، مديران و برخى از تحليلگران نمىتوانند وجود آنرا تحمل كنند. وقتى مىخواهيد يك زمين باير را به يك باغ تبديل كنيد، بايد ابتدا آنرا شخم بزنيد، سنگهاى آن را خارج كنيد و مدتى را صرف آماده كردن آن كنيد. اما اغلب افراد علاقه دارند سريعتر درختها را بكارند. اگر شرايط آماده نشده باشد، درختهاى كاشته شده پس از مدتى از بين خواهند رفت. مطالعه سيستم موجود مانند آماده كردن زمين براى كاشت است. تحليلگرانى كه مطالعه سيستم موجود را به دلايلى چون كم اهميت شمردن آن، تنبلى، فشار مديريت و ... بسيار سريع و ناقص انجام مىدهند و يا بعضا، اصلاً آنرا انجام نمىدهند و به يك گشت يكى دو ساعته در سازمان اكتفا مىكنند، در طراحى و پياده سازى سيستم دچار شكست مىشوند. اين شكست هم متوجه تحليلگر، و هم متوجه سازمان خواهد بود و هر دو از اين موضوع زيان خواهند ديد. همانطور كه در ايجاد يك باغ، آماده كردن زمين، زمان و هزينهاى كمتر از كاشتن درختان را طلب نمىكند (اگر بيشتر نكند)، مطالعه سيستم موجود نيز در مقايسه با طراحى و پياده سازى سيستم جديد، زمان و هزينه قابلتوجهى را مصرف مىكند(شكل3-6). اين
نسبت در سيستمهاى مختلف، متفاوت است.
مطالعه سيستم موجود، اثرات متعددى را در توسعه سيستم مىگذارد (شكل 4-6). نقص يا عدم انجام مطالعه سيستم موجود باعث ايجاد مشكلات زير مىشود :
1- عدم پشتيبانى كامل و لازم مديريت در زمان مطالعه و طراحى سيستم جديد و پيادهسازى. زيرا مديريت، از جوانب و ابعاد مشكل آگاه نشده است. معمولاً قبل از مطالعه سيستم موجود، مديريت تنها بخش كوچكى از مشكلات سازمان را شناسائى كرده است، بنابراين اهميت كمترى براى اصلاح و توسعه سيستم قائل خواهد شد.
2- عدم تصريح و تشريح مسئله و اهداف مورد نظر و اشتباه گرفتن اهداف.
3- خوشبينى بيش از حد.
4- انتخاب شرايط و سختافزار نامناسب و سيستم كامپيوترى نامناسب. نكته قابل توجه آنست كه درموارد متعدد، سختافزار و نرمافزار با برآوردى سريع و بدون در نظر گرفتن شرايط مسئله و محيط سيستم انتخاب مىشوند. اين موضوع منجر به غيرقابل استفاده شدن يا تحمل ضرر تغييرات مجدد مىشود.
5- شكست خوردن و عملى نشدن طرح. اين موضوع مىتواند ناشى از دو علت باشد. اول آنكه شرايط اجراى طرح درست محاسبه نشده، و دوم آنكه طرح اصلاً امكان پذير نباشد.
6- خطاى تخمينها و پيشبينىها در هزينه، زمان، فعاليتها، همكاريها و ....
7- مقاومت كاركنان در مقابل تغييرات. شناسائى سيستم موجود و مشكلات آن، به كاركنان سازمان نيز اهميت و لزوم اصلاحات را نشان خواهد داد و همكارى آنان را در اصلاح سيستم جلب خواهد كرد.
8- اصطكاك سيستم با عوامل محيطى. وقتى در هنگام طراحى و ساختن يك اتومبيل، شرايطى را كه قرار است آن اتومبيل در آن فعاليت كند درست نشناخته باشيد، اتومبيل طراحى شده در آن محيط قابل استفاده نخواهد بود. مثلاً اگر قرار است اتومبيل در جادههاى كوهستانى حركت كند (و شما اين موضوع را ندانيد) ممكن است اتومبيلى با محور و كف (شاسى) كوتاه طراحى كنيد. اين اتومبيل در اولين دستاندازهاى جاده متوقف، و بر روى دستاندازها معلق خواهد ماند!.
فهرست مطالب 1-6 - مطالعه سيستم موجود چيست ؟
2-6 - چرا بايد مطالعه انجام شود ؟
3-6 - مراحل مطالعه ؟
4-6 - برنامهريزى
5-6 - جمعآورى اطلاعات كلى در مورد محدوده تحت مطالعه
6-6 - درك سيستم موجود و تهيه اطلاعات خلاصهاى در مورد سيستم موجود
7-6 - پىبردن به مشكل
8-6 - بررسى امكان پذيرى
9-6 - تعريف دقيق مسئله
10-6- تعيين محيط عمومى و بستره نرمافزارى و سختافزارى
11-6- برنامه ريزى مطالعه و طراحى سيستم جديد
12-6- برآورد هزينه و زمان و ارزش كارائى مطالعه و طراحى سيستم جديد
13-6- تنظيم گزارش مطالعه سيستم موجود و امكان سنجى
14-6- تلفيق فازها
15-6- بررسى موردى