موضوع : مدیریت تشکیلات پروژه

توضیح : این فایل به صورت ورد و آماده چاپ می باشد

1- تعريف پروژه
يک پروژه را مي¬توان به صورت زير تعريف کرد:مجموعه¬اي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام مي¬گيرند. پروژه¬ها شامل فعاليتهايي هستند که بايد در تاريخهايي معين، با هزينه¬هايي معين و کيفيتي تعيين شده، اجرا بشوند. پروژه¬ها ممکن است کارهايي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لازم مي¬شود. مثلاً: بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي، تعميرات اساسي يک پالايشگاه (Overhall) هر دو سال يک بار و ... همينطور ممکن است پروژه¬ها شامل کارهايي باشند که فقط يک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه¬هاي ساختماني، عمراني، توسعه سازمان، پروژه¬هاي تحقيقاتي و يا ...
با توجه به آنچه که گفته شد، اموري نظير: تشکيل يک سمينار، تاليف و يا انتشار يک کتاب، راه¬اندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي، انجام يک عمل جراحي پيوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام مي¬گيرند، هر يک به خودي خود عبارت از يک پروژه مي¬باشند.
2 - سازمان يک پروژه
براي دستيابي به هدف يا منظور يک پروژه، لازم است سازماني براي اجراي فعاليت¬هاي لازم تشکيل گردد. اين سازمان بايد داراي منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده¬ها (ورودي¬ها) به سازمان وارد مي¬شوند. سياستها، روشها و برنامه¬هاي اجراي کارها نيز جزئي از داده¬هاي ورودي به سازمان مي¬باشند. امور مديريت و کنترل، عبارت از کاربرد صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليت¬ها به منظور دستيابي به اهداف پروژه مي¬باشد. اين منظور يا هدف نهايي عبارت از ستاده¬هاي (خروجي-هاي) سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لازم را با کاربرد وروديها به اجرا درآورده است. براي داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها، و مقايسه بازده عملي سازمان با آنچه که برنامه¬ريزي شده، و يا در چارچوب سياستها و خط¬مشي¬ها تبيين شده است، لازم است اطلاعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مديريت برسد. اين اطلاعات مي¬تواند نشان دهنده عواملي نظير تاريخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها، نيروي انساني و هزينه صرف شده، کيفيت کارهاي انجام شده و ساير آگاهي¬هايي که مي تواند مديريت را در تصميم¬گيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه ياري نمايد باشد.
براي اينکه چنين اطلاعاتي، به طور مرتب و به شکلي مناسب به مديريت برسد، تشکيل يک سيستم اطلاعات بازتابي، به عنوان بخشي از سازمان پروژه، امري ضروري و اجتناب ناپذير مي¬باشد. سيستم اطلاعات بازتابي، با برقراري يک کانال ارتباطي بين ستاده¬ها (خروجي¬ها) و مديريت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده¬ها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد.
 مديريت پروژه مي¬تواند با تجزيه و تحليل اطلاعات بازتابي، پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ايجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها، روشها و برنامه¬ها اقدام نمايد و يا در خصوصيات ساير منابع و امکانات، تغييراتي به وجود آورد. بديهيست ايجاد تغييرات در داده¬ها، يک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي پروژه¬ها، برنامه¬ريزي¬ها با دقت کافي انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغييرات در داده¬ها، در ميزاني اندک، قابل اغماض باشد.
 3- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
 مرحله نظري
نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد مي¬شود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايه¬گذاري نمايد ابداع مي¬شود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايه¬گذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمي¬دانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بين¬المللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايه¬گذاران داخلي در کشورها ارائه نموده¬اند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامه¬ريزي براي اجرا، از نظر امکان¬پذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند. در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و ... امکان¬پذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه مي¬باشد، آنگاه انواع گزينه¬هاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينه¬ها مورد ارزيابي قرار مي¬گيرند. (بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينه¬ها بوده و شامل جزئيات نمي¬باشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شده¬اند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص¬ها) و تجهيزات، برآورد مي-شوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامه¬ريزي، اجرا و پاياني) به عمل مي¬آيند.
براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار مي¬دهيم. چنين پروژه-اي، ..............
3- دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
دوره زماني يک پروژه را از لحظه¬اي که موضوع اجراي آن، به صورت يک نظريه، در فکر پايه¬گذاري مي¬شود تا آن لحظه که پروژه تکميل شده و هدف نهايي آن حاصل مي¬گردد، مي¬توان به چند مرحله متمايز تقسيم نمود. تقسيم¬بندي دوره زماني يک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگي به نوع و طبيعت پروژه¬هايي که برنامه¬ريزي مي¬شوند نداشته و اين تقسيم¬بندي معمولاً بر اساس نوع و خصوصيات فعاليت¬هاي لازم در هر يک از مراحل اجراي پروژه انجام مي¬گيرد.
به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمايز، قابل تعريف مي-باشد. اين چهار مرحله عبارتند از:
فهرست مطالب
تعريف پروژه
سازمان يک پروژه
دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان
 مرحله طرح و برنامه¬ريزي
 مرحله اجرا
 مرحله پاياني (اختتام)
آشنایی با اصطلاحات مدیریت   Management