اين نرم افزار به مراتب از پنجمين نسخه خود كه براي نسخه هاي32 بيتي ويندوز طراحي شده بود قدرتمندتر گشته و نياز به بررسي نحوه استفاده از كامپيوتر براي انجام كار تحتAccess دارد. اگر تاكنون به علت نياز به مهارت هاي برنامه نويسي يا به علت نياز به صرف وقت زياد جهت يادگيري كار با بانك هاي اطلاعاتي، از نرم افزارهاي بانك هاي اطلاعاتي دوري گزيده‌ايد، اكنون مي توانيد بدون واهمه از علل فوق كار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع كنيد. ولي چگونه مي توان مطمئن شد كه به كاربردن Accessبراي انجام كارهاي شما يك برنامه مناسب و انتخاب درست مي باشد براي اين منظور در زير نگاهي به مزاياي استفاده اي يك نرم افزار توسعه بانك اطلاعاتي بيندازيد.
بانك اطلاعاتي چيست؟
به يك زبان ساده، يكDataBase (بانك اطلاعاتي) به مجموعه ركوردها و پرونده هايي اطلاق مي شود كه به منظور خاصي سازماندهي شده اند. براي مثال، مي توانيد اسامي و نشاني كليه دوستان يا مشتريان را بر روي كامپيوتر خود نگه داريد. و يا كليه نامه هايي را كه مي نويسيد نگهداري كرده و انها را به ترتيب اسامي گيرندگان آنها مرتب سازيد. و يا مجموعه اي از پرونده هاي حاوي، اطلاعات مالي- پول هاي پرداختي و حساب هاي دريافتي و موازنه حساب هاي خود را روي كامپيوتر ذخيره كنيد. اسناد واژه پرداز كه برحسب عنوان سازماندهي مي شوند نيز به نوعي يك بانك اطلاعاتي را تشكيل مي‌دهند. پرونده هاي صفحه گسترده اي كه بر حسب كاربران آنها سازماندهي شده اند نيز نوع ديگري از يك بانك اطلاعاتي مي باشند، ميانبرها به كليه برنامه ها در روي منويStart ويندوز نيز نوعي بانك اطلاعاتي محسوب مي شوند و ميانبرهاي اينترنت به پوشهFavorite شما هم يك بانك اطلاعاتي است.
اگر كار شما كاملاً سازماندهي شده باشد، مي توانيد صدها كاربرگ يا ميانبر را با استفاده از پوشه ها و زيرپوشه ها اداره كنيد. هنگام انجام اين كار، «شما» مدير بانك اطلاعاتي محسوب مي شويد. ولي اگر به اشكال بزرگي برخورديد چه بايد كرد؟
چگونه مي توان اطلاعات مربوط به مشتريان متعدد را كه در اسناد و پرونده هاي كاربرگ هاي گوناگون درج شده اند جمع آوري كرد و به آنها دسترسي داشت؟ چگونه مي توان با وارد كردن اطلاعات جديد همين اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه مي‌توان مطمئن شد كه اطلاعات وارد شده صحيح مي باشند؟ چگونه مي توان اطلاعات را با ديگرانبه اشتراك گذاشت، ولي به آنان اجازه تغيير آنها را نداد؟ براي انجام اين كارها، به يك سيستم مديريت اطلاعات يا DataBase Management System (DBMS) نياز داريد.
بانك هاي اطلاعاتي رابطه اي
تقريباً كليه سيستم هاي جديد مديريت بانك اطلاعاتي، اطلاعات را با استفاده از الگوي مديريت رابطه اي بانك اطلاعاتي، ذخيره و اداره مي كنند. در يك سيستم مديريت رابطه‌‌اي بانك اطلاعاتي كه به RDBMS معروف مي باشد، سيستم كليه اطلاعات را از طريق جدول كنترل مي كند. در جدول هايي (Tables) كه حتي يك عنوان مثل نام مشتري يا محصول ذخيره مي شوند، هر جدول داراي ستون ها(Columns) يا فيلدها(Filds) مي باشد كه هر ستون حاوي اطلاعات مختلفي درباره موضوع (مثل نشاني مشتري يا شماره هاي تلفن) مي باشد. و نيز يك جدول داراي رديف ها(Rows) (يا ركوردها(Crecords) است كه كليه مشخصه هاي يك نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره يك محصول يا يك مشتري خاص) در آنها ثبت مي شوند. ولي هنگامي كه از يك بانك اطلاعاتي پرس و جويي(Query) مي كنيد (آوردن اطلاعات از يك يا چند جدول) هميشه نتيجه شبيه جدول ديگري به نظر خواهد رسيد.
اصطلاح رابطه اي (Relational) از اين واقعيت ناشي مي شود كه هر جدول در يك بانك اطلاعاتي حاوي اطلاعات مربوط به يك موضوع و فقط يك موضوع مي شود. اگر الگوي مديريت رابطه بانك اطلاعاتي را مرور كنيد متوجه خواهيد شد كه رابطه (Relation) براي مجموعه اي از رديف ها (يك جدول) درباره يك موضوع به كار مي‌رود، و نيز اطلاعات مربوط به دو دسته از اطلاعات (مانند مشتري ها و سفارشات) مي توانند بر اساس مقدارهاي مرتبط داده هاي به عنوان يك ورودي منظور شوند. براي مثال، ذخيره اسم و نشاني ممشتري براي هر سفارشي كه مشتري مي دهد كار زائدي است. در يك سيستم رابطه اي بانك اطلاعاتي، اطلاعات مربوط به هر سفارش داراي فيلدي است كه اطلاعاتي مانند شماره مشتري را ذخيره مي كند و از اين فيلد مي توان براي برقراري ارتباط و اخذ هر نوع اطلاعات مربوط به اين مشتري استفاده كرد.
در عين حال مي توانيد اطلاعات مقدارهاي مرتبط به هم در چند جدول يا پرس و جو را با هم يكي سازيد. براي مثال مي توان از اطلاعات شركت كه شامل اطلاعات تماس است براي يافتن نشاني هاي تماس با يك شركت خاص استفاده كرد و يا از اطلاعات مربوط به كاركنان همراه با اطلاعات هر دپارتماني براي پيدا كردن بخشي كه كارمند خاصي در آن كار مي كند استفاده نمود.
چند اصطلاح مربوط به بانك اطلاعاتي/ پايگاه داده هاي رابطه اي
:Relation اطلاعات درباره فقط يك موضوع مانند مشتريان، سفارش ها، كاركنان، توليدات يا شركت ها. اين اطلاعات معمولاً در سيستم مديريت رابطه اي بانك اطلاعاتي در يك جدول (Table) نگهداري مي شوند.
:Attribute اطلاعات ويژه درباره يك موضوع، مثل نشاني مشتري يا ارزش يك سفارش. مشخصه هاي فوق معمولاً در ستون (فيلد) يك جدول قرار داده مي شوند.
:Instance يك عضو مخصوص در يك رابطه- مثل يك مشتري يا محصول منفرد. اين جزء معمولاً در جدول به صورت يك ركورد يا در رديف نگهدراي مي شود.
:Relationship روشي كه در آن اطلاعات در يك رابطه مربوط به اطلاعات در رابطه ديگري مي شود. براي مثال، هر مشتري داراي «يك- به- چند» رابطه با سفارش ها مي‌باشد، زيرا يك مشتري مي تواند چند سفارش داشته باشد، ولي هر سفارش مختص به يك مشتري مي باشد. رابطه شركت ها با افراد مورد تماس يك رابطه «چند- به- چند» مي باشد، زيرا هر مشتري مي تواند چند نشاني تماس داشته باشد و يك مشتري نيز مي تواند با چند شركت تماس داشته باشد.
:Join پروسه به هم پيوستگي جدول ها يا پرس و جوها در جدول ها از طريق مقدارهاي داده هاي مربوط به هم. براي مثال، مشتريان را مي توان با تطابق شماره شناسايي مشتري(Customer ID) در يك جدول مشتري به سفارش ها در جدول سفارشات به هم مربوط ساخت.
قابليت هاي يك بانك اطلاعاتي
يك RDBMS كنترل كامل براي چگونگي تعريف داده ها، كار با آنها و اشتراك گذاري داده ها با ديگران ار ممكن مي سازد. اين سيستم ويژگي هاي پيشرفته براي كاتالوگ و مديريت داده هاي بسيار در جدول هاي گوناگون را نيز ارائه مي دهد. يك RDBMS از سه قابليت عمده تعريف داده ها، دستكاري داده ها و كنترل داده برخوردار است.
تعريف داده ها: در RDBMS مي توانيد داده هاي ذخيره شده در بانك اطلاعاتي خود را از نظر نوع داده (مثلاً داده عددي يا داده حرفي) و چگونگي ارتباط داده ها مشخص سازيد. در بعضي موارد شما مي توانيد نحوه قالب بندي داده و چگونگي تعيين صحت آن را نيز مشخص سازيد.
دستكاري داده ها: به روش هاي گوناگون مي توان با داده ها كار كرد. شما مي توانيد فيلدهايي از داده را كه لازم داريد مشخص سازيد، داده ها را از فيلتر بگذرانيد و آنها را مرتب سازيد. شما مي توانيد داده ها را با اطلاعات مربوطه مرتبط ساخته و خلاصه اي از داده ها را تهيه نماييد و يا مي توانيد مجموعه اي از داده ها را انتخاب كرده و از RDBMS بخواهيد تا اين داده ها را به روز رسانده، حذف نموده و بر روي جدول ديگر كپي نماييد يا جدول جديدي براي اين داده ها بسازيد.
دانلود آشنایی با بانک اطلاعاتی Access